Gestione documentale

La digital transformation non riguarda solo il modo di accedere ai documenti, ma coinvolge l’intero assetto organizzativo dell’azienda.

I documenti digitalizzati diventano “parlanti” e possono essere processati da piattaforme che ne esaminano i contenuti, che governano e tracciano le azioni degli utenti, e automatizzano processi decisionali e approvativi, diventando centro informativo e decisionale dell’organizzazione. 

Diventano inoltre occasione e strumento per misurare l’efficienza dell’organizzazione e l’andamento del business, individuando i colli di bottiglia e opportunità di miglioramento nello svolgimento dei task quotidiani e nelle relazioni con i colleghi e con i clienti. 

Riteniamo questo, il vantaggio più interessante offerto da un progetto di archiviazione digitale, capace di scatenare il vero potenziale dei documenti, con ricadute positive sulla qualità del lavoro e sui risultati di business.

Tra i vantaggi della gestione documentale ricordiamo:

• Riduzione dei costi: La gestione documentale permette di evitare errori manuali e di conseguenza ottimizzare il lavoro, riducendo le inefficienze. Si vanno inoltre ad abbattere costi di archiviazione, spedizione e gestione analogica dei documenti.
• Disponibilità dei documenti: La gestione digitale, grazie all’organizzazione dei documenti archiviati e ai metadati associati, consente la disponibilità immediata delle informazioni. Nel caso di soluzioni web il documento è accessibile ovunque.
• Sicurezza e controllo: Grazie alla gestione del livello di accesso alle informazioni, i documenti sono gestiti in totale sicurezza e rispetto delle norme di privacy. Il monitoraggio degli accessi, permette inoltre di tenere traccia di qualunque operazione venga fatta, dal semplice accesso, alla modifica, al download.

Gestiamo flussi documentali di ogni tipo. Contattaci per maggiori informazioni.